오래 만나지 못한 친구들에게 토요일을 제안합니다. 한 사람은 출근하고, 다른 사람은 가족 일정이 있습니다. 다음 주를 묻자 이번에는 다른 사람이 어렵습니다. 대화가 이어질수록 약속을 잡는 사람만 여러 달력을 머릿속에 들고 다니게 됩니다.
만나고 싶은 마음을 의심할 일은 아닐 수 있습니다. 서로의 가능한 날짜가 흩어져 있고, 한 날짜에 대한 답이 올 때마다 다음 질문을 만들고 있을 뿐입니다. 일정 조율은 이 왕복을 바꿉니다. “이날 어때?”를 반복하는 대신 가능한 범위를 먼저 모으는 것입니다.
일정에도 질문의 울타리가 필요하다
우선 만남을 찾을 기간을 정합니다. “언제 시간 돼?”보다 “다음 달 안에 하루를 찾자”가 답하기 쉽습니다. 꼭 참석해야 할 사람이 누구인지, 연속된 기간이 필요한지, 하루면 되는지도 확인합니다. 답해야 할 달력의 범위가 넓을수록 응답은 뒤로 밀리기 쉽습니다.
가능과 확정은 구별합니다. 아직 바뀔 수 있는 일정까지 확정된 약속처럼 말하지 말고, 언제까지 다시 확인할지 정합니다. 날짜를 고르는 도구에 모인 답만으로 식당 예약이나 이동 시간이 자동으로 해결되는 것은 아닙니다. 날짜가 정해진 다음 확인해야 할 일도 따로 남겨 둡니다.
떨어져 있는 가능성을 버리지 않는다
가능한 날짜가 이어져 있지 않아도 괜찮습니다. 한 사람은 달의 앞부분과 끝부분에 시간이 나고, 다른 사람은 그 사이 일부 날짜가 됩니다. 가능한 구간을 여러 개 적으면 한 번의 응답으로 이런 상황을 전달할 수 있습니다. 가장 마음에 드는 하루만 적으면 실제로 만날 수 있는 다른 날짜를 놓칠 수 있습니다.
예를 들어 한 사람은 10월 10일부터 12일까지, 다른 사람은 10월 9일부터 10일까지와 12일부터 13일까지 가능합니다. 겹치는 날짜는 10일과 12일입니다. 이 예시는 날짜 범위를 모으면 떨어진 공통 날짜도 찾을 수 있다는 뜻이지, 시간대까지 확정되었다는 뜻은 아닙니다. 필요한 시간은 다음 대화에서 확인해야 합니다.
겹치는 날짜를 약속으로 바꾸는 사람
응답이 모이면 모두 가능한 날짜가 있는지 확인합니다. 아직 답하지 않은 사람의 침묵은 참석 가능으로 해석하지 않습니다. 공통 날짜가 없을 때는 한 사람에게 바로 양보를 부탁하기보다 기간을 넓힐지, 모임을 나눌지, 다른 때 다시 찾을지 이야기합니다.
ttakPick의 일정 맞추기는 여러 가능한 날짜 구간을 모아 겹치는 날짜를 확인하고, 주최자가 하나 이상의 구간을 확정하는 방식입니다. 사용 방법을 살펴본 뒤 기간을 정하고 참여자를 초대하면 됩니다. 결과에서 가능한 날짜를 보는 단계와 주최자가 최종 날짜를 정하는 단계가 구분되어 있습니다.
날짜를 확정했다면 시간, 장소, 예약 담당과 변경 시 연락 방법을 하나의 메시지에 정리합니다. 후보 날짜가 오갔던 대화 위에 최종 약속을 분명하게 남겨야 누군가 오래된 제안을 보고 다른 날짜로 기억하지 않습니다. 여러 날짜를 확정했다면 각각 어떤 모임인지도 확인합니다.
약속을 만드는 것은 빈 달력을 찾는 일보다 조금 더 큽니다. 서로의 바쁜 날을 존중하면서 함께 비울 수 있는 자리를 찾는 일입니다. 가능한 범위를 한 번에 모으면 진행자가 혼자 달력 사이를 왕복하지 않아도 됩니다. 그 다음 메시지는 새 날짜를 묻는 말 대신, “그날 보자”가 될 수 있습니다.